Service in Scouting
« organigram
JornEn jij?
Dispatching
Omschrijving van de functie
In één zin komt het erop neer dat dispatching op HO dmv informatie komende van enerzijds de materiaalaanvragen (via het secretariaat, transportlijsten, ...) en anderszijds de situatie op het terrein de nodige opbouw- en afbraakwerken aanstuurt.
Tijdens HO (voorbereidende week) heeft dispatching de taken om:
Alles wat in 'office planner' staat mee op te volgen en hiervoor jobs/touren etc voor te bereiden, van briefing naar briefing
Samen met secretariaat een voorstel-weekendschema op te maken op basis van “welke taak wanneer met hoeveel personen"
Terugkomende info van touren samen met secretariaat verwerken zodat er niet-uitgevoerde stappen in een tour (bvb op een locatie iets niet gelost) goed opgevolg kunnen worden voor een toekomstige taak.
Tijdens HO (weekend zelf) heeft dispatching de taken om:
Wanneer de geplande opbouwwerken rond geraken, schakelen we over op een meer ad-hoc aansturing van het terrein door de functie dispatching (2025 was dat vanaf vrijdag), op basis van ‘de stand van zaken’, input van overzicht terrein (rondfietsend oplijsten wat we zien is één van de inputs).
Alle ad-hoc taken die binnenkomen te dispatchen dmv de post-IT-wall, en/of door rechtstreeks SiS-ers te informeren via face-to-face ter plaatse, via babbelijzer / telefoon, …)
Samen met de functie transport de afbraak coördineert zodat dit zo efficiënt mogelijk samengaat met het laden van vrachtwagens
Engagement
Voor het uitvoeren van de functie wordt een engagement verwacht in de voorbereidingen;
Vrijwel elke vergadering meedoen
Administratief werk thuis
Het Herfstontmoetingsterrein als één van de eersten betreden en als één van de laatsten verlaten