Service in Scouting
« organigram
StephanEn jij?
Secretariaat
Omschrijving van de functie
In één zin komt het erop neer dat secretariaat de ploegverantwoordelijke administratief bijstaat en op HO het contactpunt is naar ploegen/gouwen voor sleutels, radio’s en ander specifiek materiaal dat administratieve opvolging vereist.
De functie
secretariaat heeft doorheen het jaar vooral de taken om:
de ledenadministratie (groepsadmin) up-to-date te houden
berichten vanuit sis@scoutsengidsenvlaanderen.be mee te verwerken (samen met ...) en afhankelijk van het bericht, te antwoorden of door te spelen naar ploegverantwoordelijken, ...
de website serviceinscouting.be up-to-date te houden
functie "werkdagen" ondersteunen bij inschrijvingen werkdagen
functie "materiaal" ondersteunen in inschrijvingen materiaalaanvragen
bewaken van digitale orde in de Sharepoint-ruimte
nieuwe aanmeldingen van kandidaat sis-ers opvolgen en alvast inlichten van 'wat sis is', ... indien diepgaander nodig -> doorverwijzen naar ploegverantwoordelijke
Daarnaast heeft barak & secretariaat in aanloop naar HO de taken om:
de inschrijvingen van SiS-ers op te volgen (correctheid gegevens, ...) en gegevens structureren/visualiseren voor & doorsturen naar ploegverantwoordelijken.
opvolgen of er eigen materiaal van SiS-ers meekomt dat verzekerd dient te worden
de evolutie van de materiaalaanvragen mee op te volgen (technische correctheid gegevens, goede werking ondersteunend systeem)
Tijdens HO (voorbereidende week) heeft secretariaat de taken om:
Samen met dispatching een voorstel-weekendschema op te maken op basis van “welke taak wanneer met hoeveel personen" (note to self: in hoeverre kan dit vooraf al deels *generiek* gebeuren?)
Informatie voor touren voorbereiden om door te geven aan dispatching basis van informatie uit de materiaalaanvraag. De terugkominfo van een gemaakte tour verwerken om aan dispatching openstaand werk te informeren (tenten die nog niet geleverd zijn, …). Dit werk stopt gradueel als de geplande opbouwwerken rond geraken, en maakt dan plaats voor een meer ad-hoc aansturing van het terrein door de functie dispatching.
Elke persoon die passeert met vragen / belt / mailt / ...: die persoon aanhoren en ofwel doorverwijzen, ofwel verderhelpen, ofwel de opdracht doorsturen naar dispatching.
Alle ad-hoc taken die binnenkomen te dispatchen dmv de post-IT-wall, en/of door rechtstreeks SiS-ers te informeren via face-to-face ter plaatse, via babbelijzer / telefoon, … - tijdens de voorbereidende week gaat dit doorgaans via secretariaat, tijdens het weekend eerder via dispatching.
Algemene praktische werking in de barak ondersteunen/realiseren (apart document in Sharepoint dat beheer beschrijft voor babbelijzers, sleutels, gast-PC, …)
Tijdens HO het weekend zelf gaat het vooral om:
Aannemen van vragen / meldingen van ploegen/gouwen/ploeg veiligheid oplossingen zoeken door:
Ad hoc verder te helpen
door te spelen naar DHR
door te spelen naar dispatching
Opvolgen van uitgaande / inkomende materialen die administratieve opvolging vereisen (sleutels, radio’s, gsm, …)
Engagement
Voor het uitvoeren van de functie wordt een engagement verwacht in de voorbereidingen;
Vrijwel elke vergadering meedoen
Administratief werk thuis
Het Herfstontmoetingsterrein als één van de eersten betreden en als één van de laatsten verlaten