Service in Scouting
« organigram
JornTimpieNiel
Transport
Omschrijving van de functie
Voorzien van de noodzakelijke grote transporten die moeten uitgevoerd worden van en naar de evenementenlocatie. Dit zowel voor materiaal als zoeken/aanduiden van chauffeurs.
Mee nadenken over de nodige middelen om het transport te organiseren. Ook eventuele gebreken of euvels probeert hij/zij op te lossen.
Transporten
ULDK: Samen met de coördinatie de afspraken met ULDK omzetten in een transportplan van het materiaal zowel heen als terug
SiS: Samen met de kernteam ‘materiaal’ een planning opstellen van de verschillende transporten van het pallet-gestapeld materiaal vanuit en terug naar Heist. Het laadplan wordt uitgevoerd door de technisch tekenaar, rekening houdende met de noden van opstart van opbouw.
SiS-Containers: Voorzien van transport van de materiaalcontainers
Middelen
Samen met de coördinatie bekijken welke middelen er noodzakelijk zijn gedurende de 14 dagen van HO. Welk type transportmiddel, aantallen, welke verhuurfirma, welke periodes
Stelt een lijst op met de nodige middelen (capaciteiten + aantallen). Bied een mogelijke verhuurder aan, aan de coördinatie
Contacteert de leveranciers van de platte wagens en maakt afspraken over het gebruik en transport naar het terrein
Chauffeurs
Mogelijke chauffeurs contacteren en praktische afspraken maken in functie van de transporten en/of voertuigwissels, rekening houdende met de wettelijke rust- en rijtijden die een bestuurder eventueel voorafgaand al heeft gepresteerd.
Eventueel back-up voorzien
Opleiding/ opvolging van chauffeurs & beslissing wie wel/niet mag rijden (steeds herbekijken), tijdens voorbereidende week/afbraak en/of tijdens HO-weekend zelf.
Depannage
Bij schade een herstelling uit (laten) voeren
Wanneer schade niet zelf kan hersteld worden het opzoeken en contacteren van verhuurder (of depannagediensten).
Engagement
Voor het uitvoeren van de functie wordt een engagement verwacht in de voorbereidingen;
Maart: planning opmaken met coördinatie/kernteam
Mei: Contact met de leveranciers van platte wagens
Juni: Afronden van de planning en contacteren chauffeurs
Augustus: Fysieke vergadering met kernteam & coördinatie om de volledige planning van HO te doorlopen + crosscheck met de coördinatie op beschikbaarheid van alle middelen
Oktober: Fysieke evaluatie met kernteam & CoHO
December: Contact met de coördinatie om de lijst van middelen te overlopen